5 مرحله برای ساده سازی فرایند معاملات املاک و مستغلات

در خط لوله Paperless ، ما به هزاران شرکت املاک و مستغلات کمک کرده ایم که فرایندهای مدیریت معاملات خود را ساده تر کنند. هیچ یک از بهترین رویکردها یا گردش کار کامل برای همه وجود ندارد - اما بهترین شیوه هایی وجود دارد که منجر به صرفه جویی در وقت ، کارکنان پربارتر و حتی عوامل شادتر می شود.

این راهنما بر اساس بهترین شیوه ها ، شما را در طی 5 مرحله طی می کند تا به شما در بهبود و ساده سازی روند معاملات املاک و مستغلات کمک کند. شاید نیازی به پیروی از هر پنج نفر نباشد ، و این اشکالی ندارد. اجرای فقط مراحل مناسب برای شرکت و فرآیند شما می تواند به طور قابل توجهی کمک کند.

فهرست مطالب

مرحله 1. یک منبع واحد از حقیقت ایجاد کنید

در املاک و مستغلات ، همه چیز از هر جهت هر روز از هفته به وجود می آید. آنچه برای اکثر شرکت های املاک و مستغلات از دست رفته است ، منبع واحد داده های دقیق و مداوم است که می توان به آنها اعتماد کرد.

مشکل برای اکثر افراد به سادگی گرفتن یک منبع حقیقت است. غالباً ، شرکت ها سعی می کنند افراد بیشتری را وارد کنند - اما اضافه کردن آشپزهای بیشتری در آشپزخانه راه حل مناسبی نیست.

راه حل در واقع کاهش آشپزها است - محدود کردن تعداد افراد مسئول استفاده از ابزارهای مدیر شما. به عبارت دیگر ، عدم سازگاری به دلیل تعداد افرادی است که برای حفظ اطلاعات به روز به آنها اعتماد می کنید.

چگونه این کمک می کند:

با استفاده از خط لوله بدون کاغذ ، مدیر شما این روند را کنترل می کند و تأیید می کند که چه اتفاقی می افتد. بنابراین دفعه بعد که باید وضعیت تمام فروش های معلق را ببینید ، صفحه معاملات خود را برای اطلاعات فوری و به روز بررسی کنید.

مرحله 2. معامله را زودتر شروع کنید

برخی از دفاتر فقط هنگامی که نمایندگان اسناد را ارسال کرده اند ، معامله جدیدی را آغاز می کنند - اما راه بهتری وجود دارد.

معاملات جدید را به محض خریدار فعال (هنگامی که نمایندگان شما در حال نوشتن پیشنهادات هستند) شروع کنید یا به زودی به بازار عرضه می شوند (وقتی یک نماینده به زودی یک ملک را لیست می کند).

چگونه این کمک می کند:

به محض اضافه شدن معامله در خط لوله بدون کاغذ ، اتفاقاتی رخ می دهد که باعث صرفه جویی در وقت شما می شود.

خط لوله بدون کاغذ می تواند به طور خودکار تاریخ موعد مربوط به تقویم نماینده شما (و مال شما) را همگام سازی کند. یادآوری های کار را می توان به طور خودکار به نماینده شما ارسال کرد. لیست یا گزارش های موجودی در انتظار شما دقیق تر خواهد بود.

مرحله 3. برای همه چیز یک صندوق ورودی به کارمندان خود بدهید

آیا نمایندگان شما اسناد و به روزرسانی را برای شما یا یک کارمند ایمیل می کنند؟آیا آنها گاهی اسکن یا چاپ می کنند؟آیا در یک مکان قراردادهایی دریافت می کنید ، در جای دیگر پیشنهاد می دهید و هنوز هم یک جعبه قطره ای را در دفتر بررسی می کنید؟

مشکل آشکار است - مکان های بسیار زیادی برای نمایندگان برای ارسال اسناد وجود دارد، و مکان های زیادی برای بررسی توسط سرپرست شما وجود دارد. در عوض، به کل شرکت خود یک مکان برای اسناد ورودی بدهید.

چگونه این کمک می کند:

با استفاده از صفحه Paperless Pipeline Unassigned، نمایندگان یک مقصد برای ارسال اسناد خواهند داشت و مدیران شما یک مکان برای بررسی خواهند داشت. ساده است.

با یک صندوق ورودی، نمایندگان می توانند ایمیل هایی را همراه با پیوست ارسال یا ارسال کنند، اسناد را در صندوق ورودی اسکن کنند، یا اسنادی را به طور خودکار از ابزارهای علامت الکترونیکی به صندوق ورودی ارسال کنند. و سرپرست های شما فقط یک مکان برای بررسی خواهند داشت (به علاوه، وقتی اسناد جدید پذیرفته می شوند، می توانند اعلان های فوری دریافت کنند.)

مرحله 4. به سرعت و اغلب ارتباط برقرار کنید

ارتباط کلیدی است. این راز نیست، اما هنوز هم اغلب برای اکثر شرکت های املاک وجود ندارد.

مشکل اینجاست: ارتباط مؤثر مستلزم ثبات و به موقع است. راه حل: به روز رسانی خودکار و قالب های ایمیل فوری در Paperless Pipeline.

چگونه این کمک می کند:

برخی از پیام ها ضروری هستند، اما برای ایجاد و ارسال هر روز زمان می برند اما نه با Paperless Pipeline.

می توانید یادآوری های ایمیل خودکار را برای کارهای آینده و عقب افتاده، ایمیل های فعالیت روزانه و موارد دیگر روشن کنید.

همچنین می توانید به روزرسانی های ایمیل و ارتباط را با الگوهای ایمیل ذخیره شده و برچسب های تکمیل خودکار ساده کنید. استفاده از هر دو به شما این امکان را می دهد که ایمیل های سفارشی شده برای تراکنش خاص و افراد روی آن را تنها با چند کلیک ارسال کنید—بدون نیاز به تایپ.

مرحله 5. به عوامل دسترسی مناسب به سیستم خود بدهید

چند بار ماموران با شما تماس گرفته اند یا با شما ایمیل زده اند که در صورت دسترسی به منبع حقیقت شما می توانستند پاسخ داده شوند؟احتمالا خیلی…

مشکل اینجاست: وقتی یک سیستم منبع واحدی از حقیقت نیست، عوامل و مدیران نمی توانند به آن تکیه کنند. یا زمانی که سیستم فقط برای افراد خاصی در دسترس است، عوامل در وهله اول دسترسی ندارند. راه حل: به نمایندگان اجازه دهید فقط با مجوزهای خاص به حساب خود دسترسی داشته باشند تا بتوانند آنچه را که نیاز دارند ببینند و ببینند، اما نه بیشتر و نه کمتر.

چگونه این کمک می کند:

با دسترسی مناسب و ضروری به سیستم شما، نمایندگان می توانند در صورت نیاز آنچه را که نیاز دارند ببینند. در میز بسته شدن، در حال حرکت، یا زمانی که آنها برای فصل مالیات آماده می شوند، اطلاعات تولید، کمیسیون و تماس در دسترس آنهاست.

مقالات مرتبط:

ویدیو های آموزشی فارکس...